立替精算システム 取扱説明書｜社員・上長・経理・管理者の使い方

交通費・立替の申請から、上長の承認、経理の確認・振込・仕訳、月の締めまでの使い方をまとめました。あなたの役割か、やりたいことから読みはじめてください。画面の画像はお試し版のものです。

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ログインした後のメニューは、役割（権限）で変わります。

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よく使う操作の説明へ、直接移ります。

導入と運用

初めて使うとき、毎日の運用、困ったとき。

この説明書の構成

どのページを誰が読むかの目安です。

はじめに

このシステムでできること、役割、申請の流れ、ことばの意味。

このシステムでできること

立替精算システムは、社員が立て替えた交通費・宿泊費・会議費などを、ブラウザから申請・承認・精算するための Web システムです。社内の 1 台の Windows PC（またはサーバ）で動かし、社員はそれぞれの PC やスマートフォンのブラウザからつなぎます。

• 交通費（電車・バス・新幹線・タクシーなど）と、その他の立替（宿泊・会議・接待・消耗品など）を、目的ごとに 1 つの申請にまとめて出せます。
• 領収書は、スマートフォンで撮った画像やスキャンした画像を明細に添付できます。画像から金額・日付・登録番号の候補を読み取ります。
• 上長の承認、経理の確認を経て、振込データ（全銀形式）と、会計システムへ取り込む仕訳データ（CSV）を作れます。
• 月ごとの締め、部門別・プロジェクト別の集計、過去の伝票の照会、誰がいつ何をしたかの操作ログを備えています。

申請から支払までの流れ

1 つの申請は、次の順に進みます。いまどこにあるかは、申請の状態として画面に出ます。

役割（権限）と使える画面

社員にはそれぞれ 1 つの権限があります。権限はシステム管理者が社員の画面で決めます。ログインした後のメニューには、使える画面だけが出ます。

※1 経理とシステム管理者は、自分あての承認待ちに加えて、全員の承認待ちを見て代理承認・承認者の付け替えができます。
※2 社員の画面で「代行入力を許可する」に印を付けた人だけが使えます。
「上長」以外でも、社員の画面で「承認者として指名できる」に印を付けた人は承認者に選ばれます。

ことばの意味

使う環境

• ブラウザ：Microsoft Edge・Google Chrome など、新しめのブラウザ。スマートフォンのブラウザからも使えます。
• つなぐ先：社内で動いている立替精算システムの URL（システム管理者に確かめてください）。
• 画面の画像はお試し版のものです。会社名・部門・勘定科目などは、導入する会社に合わせて変わります。

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ログインと画面の見かた

ログイン、メニュー、通知、パスワードの変更。全員が読むページです。

ログインする

1. ブラウザで、システム管理者から知らされた URL を開きます。ログインの画面が出ます。
2. 社員番号とパスワードを入れて、ログインを押します。
3. メニューが出たら、ログインできています。

メニューの見かた

ログインすると、メニューが出ます。権限によって、出る項目が違います（役割と使える画面）。処理を待っている件数があるときは、項目の名前の横に件数が出ます。

• 上の帯には今月と入力できる月が出ます。入力できる月の外の申請は作れません。
• どの画面からも、右上のメニューへでメニューに戻れます。

画面の上の帯（ヘッダー）

通知を見る

自分の申請が承認された・差し戻された・経理確認が済んだ・振込が確定した、などの出来事は通知で届きます。メールは送りません（ご要望に応じて用意します）。

1. ヘッダーの通知を押します。
2. 新しい順に並びます。未読のみとすべてを切り替えられます。
3. 通知の申請一覧へから、その申請を開けます。読み終えたら既読、まとめて読んだときはすべて既読にするを押します。

パスワードを変える

1. ヘッダーの自分の名前を押します。パスワードの変更の画面が出ます。
2. 現在のパスワード、新しいパスワード（8 文字以上）、確認のためもう一度新しいパスワードを入れます。
3. 変更するを押します。

スマートフォンで使う

スマートフォンのブラウザでも、同じ URL で使えます。画面の幅に合わせて並びが変わり、ヘッダーの右のボタンでメニュー（通知・名前・ログアウト）を開きます。領収書は、その場で撮った写真を添付できます。

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社員の方へ：立替を申請する

交通費や立替の入力、領収書の添付、申請・取り戻し・差戻しへの対応。

申請のまとめかた

申請は目的ごとに 1 つにまとめます。「名古屋出張」の新幹線・タクシー・宿泊は 1 つの申請に、「○○社 定例会」の電車は別の申請にします。

• 同じ目的の交通費・宿泊費・立替は、1 つの申請の明細として並べます。
• 目的・費用区分（販管費／原価）・帰属先（部門／プロジェクト）のどれかが違う支出は、別の申請にします。
• 同じ月に、いくつ申請を作っても構いません。
• 月が違う支出の扱いは、次の対象年月と明細の日付を読んでください。

対象年月と明細の日付

申請には対象年月（どの月の精算か）があり、明細には 1 行ずつ日付（実際に乗った日・支払った日）があります。この 2 つは次の関係になっています。

• 対象年月は、費用が発生した月です。月は暦どおり（1 日〜末日）です。
• ふつうは、明細の日付が入っている月を対象年月に選びます。9 月 15 日の電車代は「2026年9月」の申請に入れます。
• 選べる対象年月は、画面の上の入力できる月の中だけです。締めた月は選べません。

今日が 10 月 16 日、入力できる月が 9 月〜10 月のとき

8 月

9 月

10 月 1 日〜16 日（今日まで）

17 日〜（明日から）

入力できる月

外

9 月〜10 月

（未来）

10 月の申請に
入れる明細

×期間を過ぎている

△備考に理由を書けば入る

○そのまま入る

×未来の日付

9 月の申請に
入れる明細

×期間を過ぎている

○そのまま入る

×10 月の申請へ

×未来の日付

消費税の税率と仕入税額控除の割合は、対象年月ではなく明細の日付で決まります。費用仕訳の伝票日付も明細の日付です。日付は、領収書や乗った日のとおりに正しく入れてください。

新しく申請する

1. メニューの立替精算を開くを押します。自分の申請の一覧が出ます。
2. 新しく申請する対象年月で月を選び、新しく申請するを押します。
3. 上の青い枠に、申請全体のことを入れます（下の表）。
4. 下の明細に、1 回の移動・1 枚の領収書ごとに入れます（交通費／その他の立替）。
5. 必要な明細に領収書を添付します。
6. いちばん下の申請するを押し、確認の窓で申請するを押します。承認者に届き、状態が申請中になります。

※ の付いた項目は、申請に必要です。下書き保存は途中まででもできます。

交通費の明細

明細の種類で交通費を選びます。

その他の立替の明細

宿泊・会議・接待・消耗品など、交通費でない立替は、明細の種類でその他の立替を選びます。

明細を足す・消す

• 明細を追加で、下に明細が 1 つ増えます。直前の明細の種類・交通手段を引き継ぎます。
• 明細の右上の削除で、その明細を消します。
• 合計金額は、青い枠の右下に出ます。

途中で保存する（下書き）

いちばん下の下書き保存を押すと、入力の途中でも保存できます。状態は下書きのままで、承認者には届きません。続きは一覧の編集から入れます。

領収書を添付する

1. 明細の左上の領収書を添付を押し、領収書の画像を選びます。スマートフォンではその場で撮れます。
2. 領収書の確認の窓が出ます。左に画像、右に画像サイズの確認と、画像から読み取った候補が出ます。
3. 候補の金額・日付・登録番号などを、領収書と見比べます。正しいものだけ押すと、明細の入力欄に入ります（押さなければ何も入りません）。
4. 確認して添付するを押します。明細に画像の小さな絵が付きます。

保存した後は、明細の領収書の画面から、添付した画像の一覧・拡大・削除と、読み取り結果の反映ができます。

申請した後に間違いに気づいたら（取り戻す）

上長が承認する前なら、申請を取り戻して下書きに戻せます。

1. 一覧から、その申請の表示を押します。
2. 画面の下の取戻しの理由に、理由（例：金額を間違えたため）を入れます。
3. 申請を取り戻すを押し、確認の窓で取り戻すを押します。
4. 下書きに戻るので、直してからもう一度申請するを押します。

取り戻すと、承認者の承認待ち一覧から外れ、承認者に理由つきで通知が届きます。承認された後は取り戻せません。上長か経理に差し戻してもらってください。

差し戻されたら

上長か経理が申請を差し戻すと、通知が届き、一覧の状態が差戻しになります。

1. 一覧で、差戻しの申請の編集を押します。
2. 画面の上の赤い帯に、差し戻した理由が出ています。
3. 理由に合わせて明細・領収書・備考を直し、申請するを押します。

経理が差し戻した申請は、もう一度上長の承認から進みます。

申請した後の進み具合を見る

• 一覧の状態で、いまどこにあるかが分かります（状態の意味）。
• 承認・経理確認・支払の確定などがあると、通知が届きます。
• 一覧の明細の件数を押すと、その申請の明細がその場で開きます。
• 状態が支払済になったら、精算は終わりです。振込の日は会社の決まりによります。

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上長の方へ：申請を承認する

承認待ちの確認、承認と差戻し。

承認待ちを見る

自分あての申請が届くと、メニューの承認待ち一覧に件数が出ます。

1. メニューの承認待ち一覧を開くを押します。
2. 自分が承認する申請が、申請の古い順に並びます。経過日数は申請されてからの日数です。
3. 領収書の欄は「添付された枚数／領収書が要る明細の数」です。「不要」は領収書の要らない明細だけの申請です。

内容を確かめて承認する

1. 一覧の確認するを押します。申請の内容と明細が出ます。
2. 明細の行き先・区間・金額・備考を確かめます。領収書の小さな絵を押すと、大きく出ます。
3. 飲食を伴う明細には、参加人数・1 人あたりの金額・参加者・所在地が出ます。
4. 日付の横に月外の印がある明細は、対象年月と違う月の日付です。備考の理由を確かめます（対象年月と明細の日付）。
5. 問題がなければ、下の承認するの枠で承認するを押し、確認の窓で承認するを押します。コメントは任意です。

承認すると、申請者に通知が届き、申請は経理の確認へ進みます。

差し戻す

直してほしい点があるときは、承認せずに差し戻します。

1. 差し戻すの枠の理由（必須）に、どこを直せばよいかが分かるように書きます。
   例：タクシーを使った理由を備考に書いてください。
2. 差し戻すを押し、確認の窓で差し戻すを押します。

申請者に理由つきで通知が届きます。申請者が直して申請し直すと、また承認待ち一覧に並びます。

不在にするとき

出張や休暇で長く承認できないときは、経理に伝えてください。経理が代理承認、または承認者の付け替えをして、申請が止まらないようにできます。

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経理の方へ①：経理確認と承認の手助け

経理確認、代理承認・承認者の付け替え、代行入力。

経理確認をする

上長が承認した申請は、経理確認を待つ状態（上長承認済）になります。経理確認で金額が確定し、振込データを作れるようになります。

1. メニューの経理確認を開くを押します。確認待ちのタブに、上長が承認した申請が並びます。
2. 確認するを押します。明細ごとに、黄色の経理が決める欄が出ます。
3. 領収書と見比べて、明細ごとに税区分・適格請求書・登録番号・帳簿保存特例などを決めます（下の表）。
4. 日付の横に月外の印がある明細は、対象年月と違う月の日付です。備考の理由を確かめます。
5. 運賃・金額に誤りがあれば、その場で直します。直したときは、コメントに理由を書きます。
6. 確認を完了するを押します。状態が経理確認済になり、申請者に通知が届きます。

税区分・適格請求書・特例の扱いは、会社の経理方針と顧問税理士の判断に従ってください。このシステムは判断の材料と記録の欄を用意するもので、判断そのものは経理の方が行います。

経理から差し戻す

領収書が足りない・内容が分からないなど、申請者に直してもらうときは、申請者へ差し戻すの理由（必須）を書いて差し戻すを押します。差し戻すと承認からやり直しになります。金額の誤りだけなら、差し戻さずに上の欄で直せます。

自分の申請を経理確認するとき

自分が出した申請は、ふつうは自分で経理確認できません（ほかの経理の方が確認します）。経理が 1 名しかいない会社では、システム管理者がシステム設定の「自分の申請を自分で処理できるようにする」をオンにすると、自分で処理できます。その分、申請・承認・支払を同じ人が行えることになります。

上長が不在のとき（代理承認・承認者の付け替え）

経理の承認待ち一覧には、自分あてとすべての承認待ちのタブがあります。すべての承認待ちでは、全員の承認待ちと経過日数が見られます。止まっている申請は、次のどちらかで先へ進めます。

PC を使わない社員の分を入力する（代行入力）

現場の方など、自分で入力しない社員の立替を、経理などが本人の申請として入力できます。入力した人も記録に残ります。

1. メニューの代行入力を開くを押します。
2. 対象の社員を選び、代行を開始するを押し、確認の窓で代行を開始するを押します。
3. 画面の背景の色が変わり、上に「○○ さんの代理で入力しています」と出ます。この間は、その人の立替精算だけが使えます。
4. 社員の申請と同じように入力し、申請まで行います（会社の設定によっては下書きまで。申請は本人が行います）。
5. 終わったら、メニューの代行入力を開くから代行を終了するを押します。

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経理の方へ②：振込データと仕訳データ

全銀形式の振込データと、会計システムへ取り込む仕訳 CSV。

振込データ（全銀形式）を作る

経理確認が済んだ申請から、銀行へ渡す総合振込のファイルを作ります。同じ人の申請は、受取人ごとに 1 件の振込にまとめます。

1. メニューの振込データを開くを押します。未振込のタブに、経理確認が済んだ申請が並びます。
2. 取組日（振込指定日）を選びます。
3. 振り込む申請に印を付けます。ボタンのそばに、選んだ件数と金額が出ます。
4. 全銀データを作成するを押し、確認の窓で作成するを押します。ファイル（FURIKOMI_年月日.txt）を受け取れます。
5. そのファイルを、お使いのインターネットバンキングに取り込みます。

• 振込先口座が登録されていない社員の申請は、振込データに含められません。口座の欄で分かります。システム管理者か経理が社員の画面で口座を登録してください。
• 受取人名は半角カナで、口座の名義に合わせます。

作り直す・取り消す

振込済のタブでは、作ったことのある申請を選んで次のことができます。

支払仕訳を出力済みの申請は取り消せません。会計へ渡した仕訳と食い違うため、会計側での訂正が必要になります。

仕訳データ（CSV）を出す

会計システムへ取り込む仕訳を、CSV ファイルで出します。仕訳は 2 種類あります。

1. メニューの仕訳データ出力を開くを押します。対象年月ごとに、確定済・振込済・未出力の件数が並びます。
2. 出したい月の費用仕訳 ○件または支払仕訳 ○件を押します。CSV ファイルを受け取れます。
3. 出したものには出力済みの印が付きます。同じものをもう一度出すときは再出力を押します。
4. CSV を会計システムに取り込みます。

• CSV の列の並び・勘定科目のコード・未払金や普通預金の科目は、導入時にお使いの会計システムに合わせて決めます。
• ファイル名は 社員番号_用途_年月日_時分秒.CSV です。何の CSV かを名前で見分けられます。

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経理の方へ③：締め・集計・伝票照会

月の締め、部門別・プロジェクト別集計、過去の伝票の照会。

月を締める

締めた月は、入力・承認・経理確認ができなくなります。月末の処理が終わったら締めて、その月の数字を固めます。

1. メニューの締め処理を開くを押します。月ごとに状態と件数（申請・下書き・承認待ち・差戻し・経理待ち・振込待ち・取消）が並びます。
2. 締める月の確認するを押します。下に締め前確認が出ます。
3. 未処理の申請（承認待ち・差戻し・経理待ちなど）が残っていないかを確かめます。残っていれば、申請者や承認者に声をかけるか、取り消します。
4. 申請が無い社員も確かめます。交通費が無かった社員も含まれるため参考ですが、続けて申請が無い社員がいないかを見ます。
5. ○年○月 を締めるを押し、確認の窓で締めます。

• 振込待ちが残っていても、金額は確定しているので締められます。振込は締めたあとでも行えます。
• 入力できる月は暦どおりに進みます。締め処理で切り替わるわけではありません（システム設定）。

締めを解除する

締めた後に直したい申請が見つかったときは、締め処理の一覧で締め済の月の確認するを押し、締めを解除する理由（例：監査指摘により 9 月分の伝票を修正するため）を書いて締めを解除するを押します。解除の理由は変更履歴に記録されます。直し終えたら、必ずもう一度締めてください。

申請を取り消す・取消を解除する

退職などで、申請者が直せない申請が締めの邪魔になるときは、締め前確認の経理が取り消すの欄で取り消せます。

1. 締め前確認の、その申請の行に取消の理由（本人に通知されます）を書きます。
2. 取消を押し、確認の窓で取り消すを押します。

取り消した申請は締めの対象から外れます。入力した内容は残り、本人は申請できなくなります。取り消しが誤りだったときは、取消を解除するの欄で理由を書いて解除すると、下書きに戻ります。

部門別・プロジェクト別に集計する

1. メニューの集計を開くを押します。
2. 対象年月（から・まで）、切り口（部門別（販管費）／プロジェクト別（原価））、範囲（経理確認済み以降／支払済みだけ）を選びます。
3. 集計するを押します。勘定科目ごとの件数・税込金額・消費税額・控除できる消費税額が出ます。
4. 表計算ソフトで使うときはCSV を出すを押します。

過去の伝票を探す（伝票照会）

1. メニューの伝票照会を開くを押します。
2. 取引日・振込指定日・伝票番号・社員・取引先（支払先）・金額・勘定科目・状態から、必要な条件を入れて検索を押します。
3. 明細（明細 1 行ずつ）と伝票（申請 1 件ずつ）の表示を切り替えられます。CSV を出すで一覧を CSV にできます。
4. 行の表示を押すと、その伝票の明細・領収書・出力した仕訳・承認と経理の経緯・変更履歴・操作ログが見られます。

伝票の画面の見かたは監査の方へにもまとめています。

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システム管理者の方へ

社員とマスタ、システム設定、操作ログ、画面からのバックアップ、古いデータの削除。

マスタ管理の画面

メニューのマスタ管理を開くを押すと、設定できるものの一覧が出ます。各項目の開くから入ります。

導入時に要る設定

振込元口座・勘定科目・消費税の申告方式・経理方式など、設定されていないと処理が止まるものが足りないときは、マスタ管理の上に知らせが出ます。確認するを押すと、足りない項目だけが並びます。すべて済んでいれば「設定が要る項目はすべて設定されています。」と出ます。

社員を登録する・変える

1. マスタ管理の社員を開きます。有効な社員の一覧が出ます。
2. 新しい社員は社員を登録する、いる社員は行の編集を押します。
3. 下の表の項目を入れて保存するを押します。

パスワードを再設定する

社員がパスワードを忘れたときや、ロックされて急ぐときに使います（システム管理者だけ）。

1. 社員の一覧で、その人の編集を押します。
2. 下のパスワードを再設定するを押し、新しいパスワード（8 文字以上）を入れて再設定します。
3. 新しいパスワードを本人に伝え、ログイン後に自分で変えてもらいます（パスワードを変える）。

再設定すると、ログインの失敗によるロックも解けます。

部門・プロジェクト・交通手段・勘定科目

• 部門：販管費の帰属先です。会計システムに部門コードを渡すときは、連携コードを入れます。
• プロジェクト：原価の帰属先です。完了にしたプロジェクトは、新しい申請の帰属先に選べなくなります。
• 交通手段：「領収書必須」に印の付いた交通手段は、領収書を求めます。「公共交通機関」が対象の交通手段は、1 回の取引が税込 3 万円未満なら、システムが公共交通機関特例を判定します。
• 勘定科目：仕訳 CSV に出すコードと名前です。お使いの会計システムの科目に合わせます。

プロジェクトを CSV で取り込む

プロジェクトの一覧からCSV 取込を開き、CSV ファイルを選んで取り込むを押します。文字コードは UTF-8・Shift_JIS のどちらでも構いません（10 MB まで）。

取込方式は 2 つです。差分更新は CSV にある行を追加・更新します。全件洗替は、それに加えて CSV に無い進行中のプロジェクトを完了にします（削除はしません）。

消費税率と仕入税額控除の割合

どちらも期間で持ち、明細の日付（取引日）から引きます。申請日や支払日ではありません。引いた値は明細に残すので、ここを直しても確定済みの申請の仕訳は変わりません。

• 税率が改正されたら、その税区分のいまの期間の終了日を改正日の前日にし、期間を足すで改正日から始まる期間を足します。
• 仕入税額控除の割合は、お試し版では国税庁の公表した経過措置の割合を入れてあります。制度が変わったら直してください。

システム設定

マスタ管理のシステム設定で、動きを変えられます。主な項目は次のとおりです。

操作ログを見る

誰が・いつ・どこから・何をしたかを探せます（システム管理者だけ）。

1. メニューの操作ログを開くを押します。
2. 日付・社員・操作（ログイン、申請、承認、代理承認、振込データの作成、締めなど）・結果（成功・失敗・権限エラー）・文字で絞り込み、検索を押します。
3. 結果は新しい順に並びます。CSV を出すで保存できます。

画面からバックアップを作る

マスタ管理のバックアップでバックアップを作るを押すと、動いたまま DB の写しを、DB と同じフォルダに TatekaeSeisan-backup-日時.db として作ります。DB と同じ大きさのディスクの空きが要ります。

古いデータを消す

長く使って DB が大きくなったときに、保存年数を超えた終わった申請（支払済・取消）と、その明細・領収書の画像・承認履歴・通知、変更履歴・操作ログを消して小さくします（システム管理者だけ）。

1. マスタ管理の古いデータの削除を開きます。
2. 日付を選び、件数を見るで消える件数を確かめます。
3. 件数を確かめてから、消す操作を行います。

• 選べるのは、システム設定の「データの保存年数」より前の日付だけです。
• 業務の途中の申請（下書き・差戻し・申請中・承認済・経理確認済）と、マスタ・設定は消しません。

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監査の方へ：伝票を照会する

伝票照会で、明細・領収書・経緯・仕訳を読む。

伝票照会を開く

ログインすると、メニューに伝票照会だけが出ます。伝票照会を開くを押します。

伝票を探す

1. 条件を入れて検索を押します。条件を消すで、条件を初めに戻せます。
2. 結果は明細（明細 1 行ずつ）と伝票（申請 1 件ずつ）で切り替えられます。
3. CSV を出すで、いま出ている一覧を CSV に保存できます。
4. 行の表示で、その伝票を開きます。

伝票の画面で見られること

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お試し版の始め方と導入

ZIP を展開して起動するまで、ほかの PC からつなぐ方法、導入版の流れ。

お試し版を起動する

お試し版は、Windows の PC 1 台で、ZIP を展開してすぐ試せます。.NET などのインストールや、管理者の権限は要りません。

1. ZIP（TatekaeSeisanTrial.zip）をダウンロードし、右クリックのすべて展開で、好きなフォルダに展開します。
2. 展開したフォルダの TatekaeSeisan.exe をダブルクリックします。黒い窓が開き、システムが動き出します。
3. しばらくすると、ブラウザでログイン画面（http://localhost:5000）が開きます。初めての起動は、サンプルのデータを作るため 15 秒ほどかかります。
4. ログイン画面のこのアカウントを使うを押してからログインを押すと、その役割で入れます。

パスワードは社員番号と同じです。架空の会社「お試し株式会社」の部門・プロジェクト・口座と、申請中・経理確認済・支払済などのサンプルの申請（架空の領収書つき）が入っているので、起動してすぐに一連の流れを試せます。

止める・もう一度起動する

• 止めるときは、TatekaeSeisan.exe の黒い窓を閉じます。
• もう一度ダブルクリックすると、前回の続きから使えます。データは同じフォルダの TatekaeSeisan.db に入っています（領収書の画像も、この中です）。
• 最初からやり直したいときは、止めてから TatekaeSeisan.db と、同じ名前で始まるファイル（-wal・-shm）を消して起動します。サンプルのデータが入り直します。

ほかの PC やスマートフォンからつなぐ

1. 初めて起動したときに Windows のファイアウォールの確認が出たら、プライベート ネットワークで許可します。ネットワークが「パブリック」のままだと、許可しても届きません。
2. 起動している PC の IP アドレスを調べます（コマンド プロンプトで ipconfig と打ち、IPv4 アドレスを見ます）。
3. 同じネットワークのほかの PC やスマートフォンのブラウザで、http://IPアドレス:5000 を開きます。例：http://192.168.1.20:5000

お試し版の決まり

• 登録できる社員は 6 名までです。機能の制限や、使える期間の制限はありません。
• 社員を足して試したいときは、誰かを無効にすると枠が空きます。
• お試し版は http でつなぎます。パスワードが暗号化されずに流れるため、本番の運用には使わないでください。
• 振込元・振込先の口座は、実在しない金融機関コード（0000）で入れてあります。振込データを作っても、どこにも届きません。

導入版の流れ

実際の業務で使うときは、導入版としてお使いの環境に合わせて設置します。

• 導入版は Windows のサービスとして動かします。PC（サーバ）を起動すれば自動で動き、誰もログオンしていなくても止まりません。
• 初めてつないだときに、ブラウザのセットアップ画面で最初の管理者を作ります（パスワードは 8 文字以上）。お試し版のアカウントやサンプルは入りません。
• つなぐときは HTTPS を使います。証明書の用意も導入の中で行います。
• 仕訳 CSV の列の並び、振込データの設定、消費税の申告方式・経理方式は、お使いの会計システム・取引銀行・会社の方針に合わせて決めます。
• 毎日のバックアップをタスク スケジューラに登録します。

同時に使う台数と、動かす PC

台数は登録人数ではなく、締め日のいちばん混む時間に同時に使う台数で考えます。登録人数の 2〜3 割が同時に使うことが多く、登録 50 名くらいまでが Windows 11 Pro で動かす目安です。

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バックアップとリストア

TatekaeSeisanDBBackup.exe での毎日のバックアップと、リストアの手順。

バックアップの作り方は 2 つ

どちらも、システムが動いたままで、壊れていない写しを作ります。動いたまま TatekaeSeisan.db をエクスプローラーでコピーすると、壊れた写しになることがあるので、その方法は使わないでください。

専用の exe でバックアップを作る

TatekaeSeisanDBBackup.exe は、TatekaeSeisan.exe と同じフォルダに置いて使います（お試し版の ZIP にも入っています）。同じフォルダの設定から DB の場所を読みます。

TatekaeSeisanDBBackup.exe 作る先のフォルダ [日数]

• 作る先のフォルダが無ければ作ります。
• DB と同じ大きさのディスクの空きが要ります。DB が大きいと時間がかかります。
• 消すのは TatekaeSeisan-backup-年月日時分.db の形のファイルだけです。ほかのファイルは消しません。
• 引数を付けずにダブルクリックすると、使い方が出ます。

毎日自動で作る（タスク スケジューラ）

1. スタート メニューで「タスク スケジューラ」を開き、右の基本タスクの作成を押します。
2. 名前（例：立替精算のバックアップ）を入れ、毎日を選び、時刻（例：夜中の 2 時）を決めます。
3. 操作でプログラムの開始を選びます。
4. プログラム/スクリプトに TatekaeSeisanDBBackup.exe の場所（例：C:\TatekaeSeisan\TatekaeSeisanDBBackup.exe）を、引数の追加に D:\Backup 7 のように作る先と日数を入れます。
5. 完了したら、できたタスクのプロパティを開き、ユーザーがログオンしているかどうかにかかわらず実行するを選びます（このときのアカウントの入力は、ご自身で行ってください）。
6. タスクを右クリックして実行するを押し、作る先のフォルダにバックアップができたことを確かめます。

うまく動いたかは、タスク スケジューラの前回の実行結果で分かります。「この操作を正しく終了しました。(0x0)」なら作れています。0x1 なら作れていません。フォルダの場所・空き・日数の書き方を確かめてください。

リストア

DB が壊れた・誤って消した、などでバックアップから戻すときの手順です。

1. 立替精算システムを止めます（お試し版は黒い窓を閉じる。導入版は Windows のサービスを停止する）。
2. DB のフォルダの TatekaeSeisan.db-wal と TatekaeSeisan.db-shm を消します。残っていると、戻した DB が壊れます。
3. 今の TatekaeSeisan.db は、念のため名前を変えて残しておきます（例：TatekaeSeisan-old.db）。
4. 戻したいバックアップを、TatekaeSeisan.db という名前で DB のフォルダへ写します。
5. 立替精算システムを起動し、ログインして、申請や伝票が戻っていることを確かめます。

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困ったとき（よくある質問）

ログインできない、申請できない、振込データに出てこない など。

ログインできない

申請のとき

承認のとき

経理の処理のとき

つながらない・動かない

それでも解決しないとき

社内のシステム管理者にご相談ください。システム管理者の方は、操作ログで、いつ・誰が・何をして、成功したか失敗したかを確かめられます。問い合わせのときは、伝票番号・画面の名前・出たメッセージを伝えると早く解決します。

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